Auftragszeiten richtig erfassen: klare Regeln statt Datenlücken

Eine Auftragszeiterfassung soll zeigen, welcher Zeitaufwand einem Auftrag oder Vorgang zugeordnet wird. Dafür genügt es nicht, lediglich eine Buchungsmaske bereitzustellen. Entscheidend sind verständliche Regeln, eindeutige Zuordnungen und eine regelmäßige Prüfung der Daten.

1. Den Zweck der Erfassung bestimmen

Klären Sie zunächst, welche Frage die Daten beantworten sollen. Geht es um Auftragsaufwände, Vergleiche zwischen Arbeitsgängen oder eine Grundlage für die Nachkalkulation? Der Zweck bestimmt, welche Angaben benötigt werden und wie detailliert erfasst werden sollte.

2. Buchungseinheiten eindeutig definieren

Legen Sie fest, was in Ihrem Betrieb als Auftrag, Arbeitsgang und Arbeitsplatz gilt. Die Begriffe sollten in Erfassung und Auswertung dieselbe Bedeutung haben. Vermeiden Sie parallele Listen mit unterschiedlichen Bezeichnungen für denselben Vorgang.

Prüfen Sie außerdem, welche Angaben aus vorhandenen Stammdaten übernommen werden können und welche tatsächlich eingegeben werden müssen. Die Erfassung sollte die benötigte Information liefern, ohne unnötige Eingaben zu verlangen.

3. Nebenzeiten und Unterbrechungen regeln

Rüstzeiten können den Zeitbedarf eines Auftrags wesentlich beeinflussen. Legen Sie fest, ob und wie sie getrennt erfasst werden. Entscheidend ist nicht eine allgemeingültige Regel, sondern die einheitliche Anwendung in Ihrem betrieblichen Zusammenhang. Auch vorbereitende oder begleitende Tätigkeiten in der Verwaltung gehören in ein abgestimmtes Erfassungsmodell.

Auch Unterbrechungen und Tätigkeiten ohne direkten Auftragsbezug brauchen eine klare Zuordnung. Werden sie von verschiedenen Personen unterschiedlich gebucht, erschwert das spätere Vergleiche.

4. Sonderfälle mitdenken

Wie wird gebucht, wenn mehrere Personen gemeinsam arbeiten? Wie gehen Sie mit einem Auftragswechsel oder einer nachträglichen Korrektur um? Halten Sie solche Regeln verständlich fest und benennen Sie Ansprechpartner für Rückfragen.

Für parallele Tätigkeiten müssen Zeitbezüge besonders sorgfältig definiert werden. Eine unklare Zuordnung kann sonst Doppelzählungen erzeugen. Die Regel sollte zum tatsächlichen Ablauf und zum Auswertungsziel passen.

5. Im Pilotbereich auf Verständlichkeit prüfen

Testen Sie die Regeln in einem abgegrenzten Bereich. Beobachten Sie, ob die Beteiligten die richtigen Vorgänge auswählen können und ob notwendige Rückmeldungen vollständig eingehen.

Besprechen Sie Unklarheiten zeitnah. Fehlende Buchungen sind zunächst ein Hinweis auf einen Prüfbedarf – beispielsweise bei Bedienung, Zuordnung oder organisatorischem Ablauf.

6. Erst geprüfte Daten vergleichen

Kontrollieren Sie Vollständigkeit und plausible Zuordnungen, bevor Sie Zeitaufwände bewerten. Vergleichen Sie möglichst ähnliche Aufträge und berücksichtigen Sie Unterschiede in Menge, Variante oder Arbeitsbedingungen.

Die Erfassung liefert eine Grundlage für Entscheidungen, aber keine automatische Erklärung für Abweichungen. Verbinden Sie die Auswertung deshalb mit dem Wissen der Prozessverantwortlichen.

Auftragszeiterfassung mit PKS

PSystem unterstützt die Zuordnung von Personal- und Auftragszeiten zu betrieblichen Strukturen. Gemeinsam werden Erfassungsregeln, Datenquellen und Auswertungsziele abgestimmt. PMobile kann die Zeiterfassung für Einsätze außerhalb des Betriebs ergänzen.