Prozesskennzahlen in Produktion und Verwaltung sinnvoll einsetzen

Prozesskennzahlen helfen, betriebliche Abläufe anhand definierter Größen zu betrachten. In Produktion und Verwaltung können das beispielsweise Zeitbedarf, bearbeitete Mengen oder Abweichungen zwischen Planung und tatsächlichem Verlauf sein. Ihr Nutzen entsteht nicht durch eine möglichst große Zahl an Diagrammen, sondern durch eine konkrete Frage und eine nachvollziehbare Datengrundlage.

Zuerst die betriebliche Frage klären

Möchten Sie den Zeitbedarf eines Arbeitsgangs vergleichen, Unterschiede zwischen Aufträgen untersuchen oder eine Veränderung im Prozess beurteilen? Jede dieser Fragen benötigt einen passenden Bezug. Ohne diese Eingrenzung kann dieselbe Zahl zu unterschiedlichen Schlussfolgerungen führen.

Drei sinnvolle Betrachtungen

Zeitbedarf je Auftrag: Betrachten Sie den erfassten Aufwand für einen eindeutig abgegrenzten Auftrag. Prüfen Sie, ob Rüstzeiten und indirekte Tätigkeiten enthalten sind. Sonst werden möglicherweise unterschiedliche Größen miteinander verglichen.

Soll-Ist-Abweichung: Stellen Sie einen geplanten Zeitwert dem erfassten Aufwand unter passenden Bedingungen gegenüber. Eine Abweichung ist ein Anlass zur Prüfung, aber noch kein Nachweis für ihre Ursache.

Zeit je Einheit: Das Verhältnis aus Zeit und Menge kann für vergleichbare Vorgänge hilfreich sein. Unterschiedliche Varianten oder Losgrößen können den Wert beeinflussen und müssen bei der Interpretation berücksichtigt werden.

Definitionen vor der Auswertung festlegen

Dokumentieren Sie für jede Kennzahl, welche Daten einfließen, welche Zeiten berücksichtigt werden und auf welchen Zeitraum sie sich bezieht. Legen Sie auch fest, wie fehlende oder korrigierte Buchungen behandelt werden.

Die Definition sollte für alle Beteiligten zugänglich sein. Wenn sich eine Berechnungsregel ändert, muss diese Änderung bei historischen Vergleichen sichtbar bleiben.

Vergleichbarkeit prüfen

Ein verändertes Auftragsspektrum, andere Stück- oder Belegzahlen und besondere Arbeitsbedingungen können eine Kennzahl verschieben. Prüfen Sie deshalb zuerst, ob die verglichenen Gruppen ausreichend ähnlich sind.

Auch die Vollständigkeit der Erfassung ist relevant. Ein scheinbar niedriger Zeitbedarf kann auf fehlenden Buchungen beruhen. Deshalb gehört eine Datenprüfung vor die Bewertung der betrieblichen Leistung.

Aus Auffälligkeiten konkrete Prüfungen ableiten

Besprechen Sie auffällige Werte mit den Menschen, die den Prozess kennen. Dokumentieren Sie mögliche Erklärungen und prüfen Sie diese anhand weiterer Informationen. Erst daraus lassen sich geeignete Maßnahmen ableiten.

Nach einer Veränderung sollten Sie nicht nur die Kennzahl erneut betrachten, sondern auch die Rahmenbedingungen dokumentieren. So bleibt nachvollziehbar, was sich tatsächlich verändert hat.

Der nächste Schritt

Beginnen Sie mit einer relevanten Fragestellung und wenigen klar definierten Kennzahlen. PKS verbindet die Erfassung von Zeit- und Betriebsdaten mit ihrer Auswertung und unterstützt Sie dabei, die passende Datengrundlage zu schaffen.